Индексация дела в номенклатуре дел. Методические рекомендации о порядке подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством документов постоянного, долговременного и временного хранения

В практике работы отдела ДОУ большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. Как они составляются и используются, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Индекс дела: определение термина

Индекс дела по номенклатуре дел

В большинстве организаций номенклатуру дел (НД) ведут в течение календарного года. Документ вводится в действие с 1 января и теряет актуальность 31 декабря

Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф . Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами. В них вы указываете индексы и заголовки дел, сроки хранения со ссылками на источники, отметки о делах в графе «Примечание». Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год. В третью графу номенклатуры дел от руки вносим фактическое количество дел, которые образовались за год.

В третью графу вносят количество дел в единицах хранения. Единица хранения дела или единица хранения архивного документа – том, если дело бумажное, или электронный носитель информации, если дело электронное.

Не указывайте в третьей графе количество документов в соответствии с журналом регистрации , например, если за год было зарегистрировано 305 распоряжений, то и в номенклатуре некоторые указывают 305 дел. Неверно также ставить во всех графах цифру 1, обозначая, что дело заведено. Понятно, что оно заведено, иначе его не было бы в НД. Значение 0 в номенклатуре дел также не допускается: так вы показываете, что внесли в документ несуществующее дело. Такого быть не должно, потому что номенклатура дел отражает актуальное состояние документального фонда организации в текущем календарном году.

Вносить в номенклатуру заголовки про запас, обозначая цифрой 0, нельзя. При подготовке НД на следующий год в каждый раздел попадают дела, которые однозначно будут вести в организации. Если в течение года появляется новое дело, то его вносят от руки в уже утвержденную номенклатуру на свободные строки.

ПРИМЕР

Секретарь, работая с разделом номенклатуры дел «Руководство», точно знает, что в будущем году будет вестись дело «Журнал регистрации входящих документов», обязательно будут «Приказы по основной деятельности» и «Приказы по административно-хозяйственным вопросам». Не обойдется компания и без «Переписки по основной (профильной) деятельности». Список в каждой компании свой, и каждый секретарь составит его без труда. Все эти заголовки будут в номенклатуре дел.

А вот появится ли в разделе дело «Переписка с ООО “Позитив”», неизвестно. Даже если переговоры с этой компанией активно ведутся, нельзя быть уверенным в этом абсолютно. Специально для таких случаев при разработке НД в конце каждого раздела оставляют свободные строки. На одну из этих строк можно будет вписать дело «Переписка с ООО “Позитив”», если оно появится.

ШПАРГАЛКА

Вспомним: номенклатура дел – это учетный документ, систематизированный перечень заголовков дел, которые создаются в организации, с указанием сроков их хранения. Дело – документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности и помещены в отдельную обложку (п. 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Индекс документа в деле

После исполнения мы все привыкли подшивать документ в папку-регистратор. Чаще всего организации закупают папки-регистраторы с шириной корешка 9 см. В них помещается до 500 листов. А в одном томе, по Правилам архивного дела (п. 4.20), не должно быть больше 250 листов. Следовательно, чтобы посчитать количество томов дела, нужно умножить количество папок, в которое оно сшито, на два.

ПРИМЕР

Дело «Переписка по основной (профильной) деятельности» представлено на стеллаже в 12 папках-регистраторах. Значит, в номенклатуре дел в третьей графе напротив этого дела будет стоять цифра 24. А протоколов за 2017 год получилось мало, едва хватает на половину папки. В третью графу к делу «Протоколы» вносим цифру 1.

Дела, которые не закончены делопроизводством в течение года, нужно отличать от дел, которые закрывают в уходящем году и начинают в новом.

ПРИМЕР

Дело «Приказы по основной деятельности» не переходящее: у нас есть приказы за 2015, 2016, а теперь и за 2017 год. В 2018-м дело открыто вновь. А вот дело «Документы по суду с ООО “Ромашка”», которое начали в 2016 году, закончат только тогда, когда будет вынесено решение по делу и исполнены все обязательства. Переходить из года в год оно может еще долго. Дела этой категории отличаются тем, что обычно персонализированы: не просто документы по суду, а документы по суду с конкретной организацией.

В НД напротив переходящего дела ставят количество его единиц на момент, когда закрывают номенклатуру. Не будет лишней отметка в графе «Примечание» о том, что дело переходящее. Это пригодится и чтобы составить итоговую запись, в которой количество переходящих дел каждой категории учитывают отдельно.

ПРИМЕР

Приведем в качестве примера условный раздел «Руководство» номенклатуры дел организации (образец ниже). Обратите внимание на последние три дела: их завели в течение года, поэтому внесли от руки на специально оставленные свободные строки. Количество дел по ним подсчитали в общем порядке.

Образец. Раздел «Руководство» НД с заполненной третьей графой

Составляем итоговую запись

После того как вы заполните третью графу НД, можно составлять итоговую запись. Для этого подсчитайте количество дел разных категорий. Форма итоговой записи представлена вместе с формой номенклатуры дел в Правилах архивного дела и является неотъемлемой частью НД. Это даже не приложение к ней, а полноправный раздел. При составлении НД после основной таблицы с заголовками и сроками хранения создается и таблица итоговой записи. Весь год ее графы пустовали, и только сейчас, когда известно точное количество заведенных за год дел, настало время ее заполнить. Заполните пока эту таблицу по разделу «Руководство» (образец ниже). Внесите в нее суммарное количество дел постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитайте количество не законченных в прошедшем календарном году – переходящих и с отметкой ЭК.

Образец. Итоговая запись к номенклатуре дел раздела «Руководство»

Обратите внимание! Закрытая НД остается на оперативное хранение у секретаря

После того как вы справились с третьей графой и итоговой записью к разделу «Руководство» НД, помогите коллегам из подразделений сделать то же самое. Рекомендуем не заниматься сбором информации в электронной форме, а лично прийти в каждый отдел и поработать вместе с его сотрудниками.

Когда вы подсчитаете количество дел по каждому разделу НД, составьте итоговую запись к сводной номенклатуре дел. Она так же, как и информация в третью графу, вносится от руки во все экземпляры документа (образец ниже).

Образец. Итоговая запись в сводной номенклатуре дел

Если организация – источник комплектования государственного (муниципального) архива , то итоговые сведения она должна передать в архив, которому подведомственна. Об этом в форме итоговой записи есть специальная отметка. Организациям, которые не являются источниками комплектования государственного (муниципального) архива, такая отметка не нужна, и они могут убрать ее из документов.

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт ею создания, получения или отправления.

Целью регистрации является осуществление учета, контроля за исполнением документов и их поиска. С регистрацией документов связано решение таких задач, как:

Обеспечение сохранности документов;

Организация информационно-поисковых массивов.

По регистрационным формам можно получить данные о поступлении и отправке документов, их местонахождении, сроках и др.

Многие документы, создаваемые в учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В делопроизводстве кадровой службы создаются документы, которые регистрируются с целью придания им юридической силы (приказы, письма, докладные записки и др.). Большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве формируется с целью учета особо ценных документов (трудовых книжек, личных дел, командировочных удостоверений и др.).

Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Но при большом объеме этих документов они могут быть разделены по критерию срока хранения на два массива - приказы по личному составу (срок хранения 75 лет) и приказы об отпусках, командировках, взысканиях, дежурствах (срок хранения 5 лет). Возможна регистрация по отдельным видам: приказы о приеме, приказы о переводе, приказы об увольнении и т. д. В пределах каждого выделенного массива документам при регистрации присваивают порядковый номер и регистрационный индекс.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ

Индексация документов - это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, место его хранения. Индексы используются при поиске, учете, систематизации документов. Регистрационные индексы на входящем документе проставляют на нижнем поле, на исходящих и внутренних - в заголовочной части документа.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах выделенного массива и условных обозначений, например, группы документов или структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС, или 145/ЛС, где 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года.

В небольших организациях обычно используется простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляют буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав). Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, то в данном случае индексы помогают отличить их от приказов по основной деятельности.

Ряд кадровых служб регистрируют с индексом "ЛС" приказы долговременных сроков хранения, с индексом "К" - кратковременных.

В крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, руководители, рабочие, служащие) к первоначальному индексу "К" приходится разрабатывать условные обозначения приказов по каждой категории персонала.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах и соответственно количество кадровых приказов также будет очень значительным, а каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, "П" - приказы о приеме на работу, "ПР" - приказы о приеме на работу рабочих, "ПС" - о приеме специалистов (ИТР); "К" - командировки, "КВ" - внутренние командировки и т. д. В таком случае система индексации должна быть закреплена в инструкции о делопроизводстве кадровой службы.

Индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

12. Понятие и требования к номенклатуре дел кадровой службы.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный по установленной форме1 .

В этом определении следует обратить внимание на то, что номенклатура дел должна:

Закрепить систематизацию всех документов:

Быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. Номенклатура дел разрабатывается с целью:

Обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела (т. е. формирования дел);

Учета количества дел, заведенных в структурном подразделении (и организации в целом) за год;

Индексации дел;

Составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;

Учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

При разработке конкретной номенклатуры дел пользуются нормативными документами Росархива, регламентирующими методику составления и оформления номенклатуры дел, и типовым перечнем документов с указанием сроков хранения, кроме того, существенную помощь в составлении номенклатуры дел на будущий год могут оказать номенклатуры дел за прошлые годы.

Различают три типа номенклатур дел:

Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом),

Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер),

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются дпя составления индивидуальной номенклатуры дел; из них без изменений переносятся в индивидуальную номенклатуру дел заголовки дел и сроки хранения документов.

Номенклатура дел составляется в конце календарного года делопроизводственной службой организации и вводится в действие с января очередного года.

Номенклатура дел кадровой службы является разделом общей номенклатуры; ее проект готовит один из сотрудников, подписывает руководитель службы. Делопроизводственная служба организации может вносить изменения и корректировки в подготовленный проект (уточнять заголовки дел, сроки хранения и др.).

Номенклатура дел организации тиражируется в необходимом количестве экземпляров.Ёе первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве организации, четвертый -в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

После утверждения общей номенклатуры дел кадровая служба получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года. Номенклатура дел помещается рядом со стеллажом (полками, шкафами, сейфами), на котором хранятся дела, и используется в течение года для подшивки документов (формирования дел).

Номенклатура дел организации оформляется по аналогии с другими внутренними документами и имеет следующие реквизиты:

Наименование организации,

Наименование вида документа (номенклатура дел),

Место разработки,

Срок действия.

Справа располагается гриф утверждения. Номенклатура дел организации и структурного подразделения имеет отличия по составу реквизитов, их расположению и оформлению.

Информация номенклатуры дел оформляется в виде таблицы:

Индекс дела (1), Заголовок дела (2), Кол-во единиц хранения (3), Срок хранение дела и № статей по перечню (4), Примечание (5) - название заголовков. Под ними пишется: "Название раздела"

Названиями разделов номенклатуры дел организации будут названия структурных подразделений, расположенные в последовательности, соответствующей штатному расписанию или утвержденной структуре. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системе; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена, за исключением графы 3, которая оформляется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе 3.

В графе 4, помимо срока хранения каждого дела, должны быть проставлены номера статей по перечню.

странице сделать общую ссылку на его название и выходные данные. Если, помимо типового перечня, использовались типовая или примерная номенклатура дел, законодательные акты или нормативные документы, по которым установлены сроки хранения дела, то должна быть ссылка на эти документы.

Если в номенклатуре встречаются заголовки дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнем документов, то срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации. В этом случае рядом а, сроком хранения указывается соответствующая экспертная комиссия.

номенклатуры кадровая служба указывает: названия перечней документов со сроками их хранения, использованных при определении сроков хранения дел; делает отметки:

О заведении дел;

Переходящих делах;

Выделении дел к уничтожению;

Лицах, ответственных за формирование дел;

Передаче дел в другую организацию для продолжения. По окончании календарного года кадровой службой организации

в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Итоговая запись и сведения графы 3 "работают" на выполнение учетной функции номенклатуры дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации унифицирована.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы на хранение, согласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. Чаще (независимо от срока ее согласования) это необходимо делать в том случае, если произошло коренное изменение функций, направлений деятельности или организационной структуры организации. В этом случае номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

Конкретная номенклатура дел должна предусмотреть заголовки дел для всех документов, образующихся в деятельности организации (входящих, исходящих, внутренних), а также:

Для группировки документов с грифами "Для служебного пользования" (ДСП), "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и справочных картотек, журналов (книг) учета документов выдачи и учета трудовых книжек, командировок, справок и др.;

Дел временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий

организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации);

Не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (бюллетени, тарифы, справочники).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В номенклатуре дел кадровой службы к таким делам относятся личные дела, трудовые книжки, журналы (книги) учета.

13. Понятие и требования к формированию дел в кадровой службе.

Формированием дел принято называть группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел.

Основой формирования дел является номенклатура дел - ее наличие во многом облегчает этот процесс, т. к. в этом документе креплены состав заводимых дел и их заголовки, установлены на научно обоснованные, регламентированные общегосударственными нормативными документами сроки хранения. Но само по себе наличие даже качественной номенклатуры дел не поможет грамотно формировать дела, если тому, кто несет за это ответственность, неизвестны нормативные требования к формированию дел.

Придерживаться существующих правил формирования дел необходимо, поскольку их выполнение:

Позволяет оперативно осуществлять поиск документов;

Дает возможность рационального формирования дел и их компактного хранения, тем самым экономит затраты на выполнение этой операции;

Ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку документов;

Облегчает проведение экспертизы ценности документов, их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения;

Обеспечивает сохранность документов, т. к. исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;

Является одним из направлений организационной защиты информации, предупреждает несанкционированный доступ как к конфиденциальной, так и к иной служебной информации;

Позволяет осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.

Делом (первичным комплексом) считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций

Раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов;

Расположения документов внутри дел в определенной последовательности;

Оформления обложки дела.

Первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года. В конце календарного года в кадровой службе заготавливаю) следующий год столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На корешки папок переносят индексы.

Дело считается заведенным после подшивки в папку перш исполненного документа.

Основные требования к формированию дел сводятся к следующему:

1.При формировании дел необходимо соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатур в соответствии с установленными в ней заголовками. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации появляются документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в конце номенклатуры дел принято предусматривать дела с условным названием "Резерв".

2.Документы подшиваются в дела только после их исполненият. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. Вдокументе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело, которая является одним из обязательных реквизитов. Она должна включать краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении.

При наличии ответного документа на нижнем поле исполнитель от руки пишет: "В дело №...", проставляет дату и свою подпись.

В нормативных документах межотраслевого действия, устанливающих порядок хранения документов [запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы, документы с пометкой "Подлежит возврату". В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

3.Документы подшиваются в дела в день их исполнения.

4.Документы могут подшиваться в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Однако при большом объеме последних допускается формировать раздельно дела с документами и дела с приложениями к ним. Например: приказы отдельно от оснований для их издания, протоколы отдельно от решений.

5.Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, а также документы одного назначения (например, распорядительные), но разных номиналов (видов) и сроков хранения - приказы и распоряжения.

6.Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

7.Каждое дело должно содержать неболее 250 листов(30-40 мм). Более толстые дела неудобны в пользовании. Если в дело откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, должно иметь общий заголовок и индекс дела с добавлением номера тома.

8.Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. В кадровых службах к таким делам относятся личные дела работников, хниги учета, журналы регистрации.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, т. к. от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их oпeративного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требовании к систематизации документов внутри дела зависит и объем ин формации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит подпись необходимой информации. Основной принцип систематизации документов в делах хронологический. При этом документы рас полагаются по датам, начиная с самой ранней и заканчивая самой поздней, соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в архив.

Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется их индексацией, т.е. условным обозначением каждого. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс (номер, и указывается в графе 1 номенклатуры дел). Это по сути код дела. Первому разделу номенклатуры дел присваивается номер «1» (если организация маленькая) или «01» (в крупных организациях со структурными подразделениями). Затем по степени важности – «02», «03» и т.д. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Индексация в делопроизводстве – это проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Например: документ имеет номер 02 – 10/125. Здесь: 02 – структурное подразделение; 10 – номер дела, куда помещен документ; 125 – порядковый регистрационный номер. Составные части индекса отделяются друг от друга дефисом или косой чертой. Возможна постановка порядкового номера на первом месте. Внутренние документы, как правило, не индексируются, а имеют просто порядковый номер. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Регистрация проводится для учета, контроля и удобства поиска документа.

16. Регистрация документов и построение справочного аппарата.

Регистрация документов – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Индексация в делопроизводстве – это проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Например: документ имеет номер 02 – 10/125. Здесь: 02 – структурное подразделение; 10 – номер дела, куда помещен документ; 125 – порядковый регистрационный номер. Регистрация проводится для учета, контроля и поиска документа. Каждый документ регистрируют только один раз: входящие документы – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Не все документы проходят регистрацию (не регистрируют поздравительные письма, приглашения, каталоги, прайс-листы, извещения, письма с пометкой «лично»). Каждое учреждение имеет перечень документов, не подлежащих регистрации. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяют единую регистрационную карточку – РКФ (регистрационно-контрольная форма). Ее заполняют машинописным или рукописным способом. В учреждениях с небольшим документооборотом все документы регистрируют в журнале. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп (на нижнем поле первого листа с правой стороны). Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Для внутренних документов обычно используется порядковая нумерация. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Регистрационная система всего массива документов учреждения позволяет службе делопроизводства или секретарю небольшой фирмы, ведущему все делопроизводственное обслуживание, быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись в традиционной форме с помощью справочных картотек и в автоматизированном режиме с помощью компьютеров. Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов велик, в которых регистрационные карточки расставлены в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений или направления деятельности. Внутри разделов карточки удобно размещать по алфавиту. При регистрации заполняется такое количество одинаковых регистрационных карточек, какое имеется число картотек. Общий срок хранения карточек 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены их новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива. Введение автоматизированных систем регистрации документов улучшили возможности информационно-справочного обслуживания. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Справку можно выдавать как по исполненным документам, так и по еще находящимся в работе или по архивной базе данных. Обычно результаты поиска выводятся на экран и на печать в табличной форме. Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, а также более эффективно вести автоматизированный контроль за исполнением документов.

о порядке подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством документов постоянного, долговременного и временного хранения

Формирование дел, передача их в архив, использование и уничтожение

архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Индексация дел

Сроки хранения дел

Экспертная комиссия службы судебных приставов Управления Министерства

юстиции Российской Федерации по Кировской области

Формирование и оформление дел

Составление описей дел

Передача дел в архив подразделения

Оперативное хранение документов

Отбор документов к уничтожению

Методические рекомендации содержат теоретический раздел по закреплению основ делопроизводства и архивного дела, а также практические советы по формированию и оформлению дел, составлению описей, оперативному хранению и уничтожению документов.

В настоящее время в России осуществляется реформирование системы архивного дела и делопроизводства. Вопросы политики, их влияние на экономику, идеологию, культуру, на все сферы общественной жизни всегда интересовали различные слои населения, особенно представителей государственных и общественных организаций. Образующаяся в работе организации документация отражает различные стороны деятельности жизни общества в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления.

На министерства, ведомства, учреждения, организации, предприятия возложены важные государственные обязанности в области организации архивного дела и делопроизводства. Документы организации после соответствующей экспертизы включаются в состав Государственного архивного фонда Российской Федерации и в дальнейшем поступают на государственное хранение.

В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

Росархивом разработаны ” Основные правила работы ведомственных архивов” . Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений и организаций. Вопросы организации документов и делопроизводства предусмотрены Единой государственной системой делопроизводства, целый ряд требований к работе с документами регламентирован соответствующими ГОСТами.

Методическое руководство организацией документов в делопроизводстве службы судебных приставов, основу которой составляют подготовка номенклатур дел и формирование дел, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 21 мая 1999 г. N 174, и Инструкцией по организации работы с документами при ведении исполнительных производств в подразделениях служб судебных приставов органов юстиции Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 3 августа 1999 г. N 225.

В предлагаемые Методические рекомендации включены теоретический раздел и практические советы по формированию дел и составлению описей дел в структурных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

Формирование дел, передача их в архив, использование и уничтожение архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел структурных подразделений с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений.

Каждое структурное подразделение службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области независимо от типовой или примерной номенклатуры дел должно иметь конкретную номенклатуру дел.

Номенклатура дел межрайонного, районного и городского подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе их деятельности.

Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений службы являются названия отделов, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой.

Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй – в межрайонном подразделении, третий – в службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области и четвертый находится в качестве учетного документа в архиве.

Номенклатура дел составляется не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры службы судебных приставов она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры подразделения делопроизводства.

После утверждения номенклатуры дел отделы подразделений получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

При составлении номенклатуры дел межрайонного, районного и городского подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области следует руководствоваться примерной номенклатурой дел и журналов на 2000 г., номенклатурой дел городского подразделения службы судебных приставов и перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел в каждом структурном подразделении службы судебных приставов на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года, утверждается старшим судебным приставом (в межрайонном, районном и городском подразделениях) и согласуется экспертной комиссией службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

Индексация дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:01-02, где 01 – обозначение структурного подразделения, 02 – порядковый номер дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный).

В графе 5 ” Примечание” указываются название перечней документов с указанием сроков их хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Сроки хранения дел

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Сроки хранения дел в конкретной номенклатуре дел проставляются согласно типовому и ведомственному перечням документов с указанием сроков их хранения.

В службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области сроки хранения дел в номенклатуре проставлены в соответствии с ведомственным перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции Российской Федерации и судов, с указанием сроков хранения документов, (Москва 1980 г.) и перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Москва, 1989 г.).

К делам постоянного срока хранения относятся:годовые статистические отчеты о работе судебных приставов-исполнителей и подразделения, о также журналы учета и закрепления сейфов, металлических шкафов и хранилищ, журналы учета поступлений и выдачи в пользование печатей и штампов, номенклатура дел, акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению.

К делам долговременного срока хранения (15 лет) – временного (свыше 10 лет) относятся:

наряд денежных оправдательных документов (банк, выписки), книга учета депозитных сумм, поступающих во временное распоряжение судебных приставов, квитанционные и чековые книжки судебных приставов-исполнителей.

К делам временного срока хранения (3 года, 5 лет, ДМН) относятся все остальные документы.

Исполнительные производства относятся к документам временного срока хранения. Их различают двух сроков хранения:5 лет и 3 года.

К исполнительным производствам 5-летнего срока хранения относятся производства:

о взыскании алиментов;о возмещении вреда, причиненного увечьем или смертью гражданина;

об освобождении имущества от ареста и возврате конфискованного имущества.

К исполнительным производствам 3-летнего срока хранения относятся производства:

о взыскании административных штрафов, о прочих взысканиях и исполнительных документах по исковым делам.

В районных, межрайонных и городских подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области к документам постоянного срока хранения относятся:журналы учета и закрепления сейфов, металлических шкафов и хранилищ, журналы записей о вскрытии сейфов, металлических шкафов и хранилищ, журнал учета поступлений и выдачи в пользование печатей и штампов, номенклатура дел.

К документом временного хранения (свыше 10 лет) относятся:книга учета депозитных сумм, поступающих во временное распоряжение подразделения судебных приставов, квитанционные и чековые книжки судебных приставов-исполнителей. В районных подразделениях квитанционные и чековые книжки хранятся три года, а затем передаются по описям в межрайонные подразделения.

Все остальные документы относятся к документам временного хранения.

Экспертная комиссия службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области

Для проведения экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче в ведомственный архив в службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В состав экспертной комиссии включаются квалифицированные специалисты службы, ответственные за организацию делопроизводства и архив.

Экспертиза ценности документов проводится:при составлении номенклатур дел, при формировании дел, при подготовке дел к последующему хранению.

Экспертная комиссия выносит решения об одобрении номенклатур дел, описей дел постоянного, долговременного и временного хранения городского, межрайонных и районных подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области, рассматривает акты о выделении документов к уничтожению (один экземпляр акта остается в Управлении, второй – в подразделении).

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год.

Формирование и оформление дел

Формирование и оформление дел в службе судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области осуществляется согласно Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 25 мая 1999 г. N 174, и Инструкции по организации работы с документами при ведении исполнительных производств в подразделениях служб судебных приставов органов юстиции в субъектах Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 3 августа 1999 г. N 225.

При формировании дел необходимо:

– помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– дело должно содержать не более 250 листов.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

– подшивку дела;

– нумерацию листов в деле;

– составление заверительного листа в деле;

– составление внутренней описи документов дела;

– внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела, сроков хранения дела и количества листов.

Надписи на обложках дел следует производить четко, на них полностью указываются:

наименование вышестоящей организации (Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области), ниже наименование организации (Служба судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области), наименование структурного подразделения службы (районное подразделение службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области), наименование отдела (Канцелярия).

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел подразделения, согласованной с экспертной комиссией службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области. По окончании года надписи на обложках дел согласуются с номенклатурой дел, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов (для дел постоянного и долговременного хранения).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись:” имеются документы за… годы” . На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). Для обозначения точной календарной даты указываются число, месяц и год.

Обязательными реквизитами обложки дела являются:указание количество листов в деле, которое проставляется на основе заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации.

Все листы в делах постоянного и долговременного хранения нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом. В каждом томе листы имеют отдельную нумерацию.

Внутренняя опись документов, находящихся в деле, помещается в начале дела и включает:

указание индексов документов, краткое содержание, дату и номера листов в деле. В конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

К делам постоянного срока хранения в городском подразделении относятся годовые статистические отчеты о работе судебных приставов-исполнителей и подразделения.

Дела временного (свыше 10 лет) хранения в городском, межрайонных и районных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области должны быть сформированы и оформлены как дела с постоянным сроком хранения.

К делам временного (свыше 10 лет) хранения в межрайонных и районных подразделениях службы относятся:книга учета депозитных сумм, поступающих во временное распоряжение подразделения судебных приставов, и квитанционные и чековые книжки судебных приставов-исполнителей подразделения (срок хранения – 15 лет). В районных подразделениях квитанционные и чековые книжки хранятся 3 года, о затем передаются по описям в межрайонные подразделения, где и хранятся последующие 12 лет. В городском подразделении службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации, кроме вышеперечисленных к делам временного (свыше 10 лет) относится дело ” Наряд денежных оправдательных документов (банк, выписки)” .

Оформление дел временного хранения (до 10 лет включительно)

К делам временного хранения относятся дела со сроками хранения:3 года, 5 лет, ДМН (До минования надобности).

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению:дела допускается хранить в скоросшивателях, дела не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

К делам временного срока хранения относятся исполнительные производства, срок хранения которых 3 года и 5 лет.

Каждое исполнительное производство является отдельным делом, в котором формируются исполнительные документы.

Перечень исполнительных документов:

1. Исполнительные листы, вызываемые судами на основании:принимаемых ими судебных актов;решений Международного коммерческого арбитража и иных третейских судов;решений иностранных судов и арбитражей;решений межгосударственных органов по защите прав и свобод человека.

2. Судебные приказы.

3. Нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов.

4. Удостоверения комиссии по трудовым спорам, выдаваемые на основании ее решений.

5. Оформленные в установленном порядке требования органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с отметкой банка или иной кредитной организации о полном или частичном неисполнении взыскания в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения требований взыскателя, если законодательством Российской Федерации не установлен иной порядок исполнения указанных исполнительных документов.

6. Постановления органов (должностных лиц), уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях.

7. Постановления судебного пристава-исполнителя.

8. Постановления иных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

По каждому исполнительному документу судебный пристав-исполнитель обязан завести исполнительное производство, учетно-статистическую карточку, о также внести соответствующую запись в зональную книгу учета исполнительных документов.

К материалам исполнительного производства приобщаются подлинники документов, оформляемых судебными приставами-исполнителями (постановления и др.), но не их копии.

Первым документом в исполнительном производстве подшивается постановление о возбуждении исполнительного производства, постановление о взыскании исполнительного сбора, постановление о возмещении расходов по совершению исполнительных действии, жалобы и ответы, и др.

Кроме них в исполнительном производстве подшиваются платежные поручения, сопроводительные письма, уведомления, письма-запросы, акты о невозможности взыскания.

В конце исполнительного производства подшивается постановление об окончании исполнительного производства.

На всех документах, относящихся к конкретному исполнительному производству, судебный пристав-исполнитель делает запись ” к N _____” и указывает единый номер соответствующего исполнительного производства.

Документы внутри исполнительного производство нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу карандашом, а наименование документов исполнительного производства и номера страниц указываются во внутренней описи вложенных документов, помещаемой в начале этого производства.

Листы внутренней описи нумеруются в правом верхнем углу римскими цифрами. На внутренней описи исполнительного производства делается заверительная надпись судебным приставом-исполнителем о количестве внесенных наименований документов (цифрами и прописью).

Об окончании исполнительного производства судебный пристав-исполнитель делает отметку в зональном журнале и в книге учета исполнительных документов.

Оконченное исполнительное производство визируется старшим судебным приставом с расшифровкой подписи и проставляется дата подписания.

При объединении исполнительных производств в сводное допускается заполнение одной статистической карточки с указанием в ней количества исполнительных документов. При изъятии из исполнительного производства документов взамен изъятых материалов вставляются листы-заместители с указанием наименования изъятого документа, количества и номеров изъятых страниц, даты и причины изъятия. При этом ставятся подпись старшего судебного пристава и печать подразделения службы судебных приставов.

Составление описей дел

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, о затем сдаются в архив.

При передаче в архив на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (3 года, 5 лет, ДМН) хранения составляются описи (приложения с N 5 по N 8).

Описи дел составляются в установленной форме в двух экземплярах. Первый экземпляр описи передается инспектору делопроизводства, второй – остается в подразделении и приобщается в дело ” Описи дел постоянного и долговременного хранения”).

При передаче дел из структурного подразделения на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел.

Инспектор делопроизводства расписывается на обоих экземплярах описей в приеме дел с указанием его должности и даты подписания описи.

При составлении описей дел необходимо соблюдать следующие требования:

Заголовки дел включаются в опись после их сверки с номенклатурой дел и проверки правильности формирования и оформления дел. При просмотре дел проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в нем.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Нумерация дел в описи – валовая.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами ” То же” (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Описательная статья описи дел состоит из следующих элементов:

1) порядковый номер дела (тома, части);

3) заголовок дела;

4} дата дела;

5) срок хранения дела;

6) количество дел;

7) примечание.

Графа описи ” Примечание” используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т. д.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах.

Передача дел в архив подразделения

В архив подразделения передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Дела в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях. В архив дела поступают не позднее чем через три года после завершения делопроизводством.

Описи на дела временного (свыше 10 лет) хранения в городском, межрайонных и районных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области составляются инспектором делопроизводства и представляются не позднее, чем через два года после завершения делопроизводством на рассмотрение экспертной комиссии службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

Ответственность за своевременную подготовку описей дел постоянного и долговременного хранения на рассмотрение ЭК службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области возлагается на руководителей городского, межрайонных и районных структурных подразделений.

Описи на оконченные исполнительные производства составляют судебные приставы-исполнители в двух экземплярах, связывают в связки и передают старшему инспектору или инспектору делопроизводства, ответственному за ведение архива.

Инспектор делопроизводства поштучно проверяет фактическое количество исполнительных производств с итоговой записью в конце описи и расписывается на обоих экземплярах описей.

Первый экземпляр остается у инспектора делопроизводства и откладывается в дело с индексом по номенклатуре ” Описи оконченных исполнительных производств, сданных в архив” .

При выдаче исполнительных производств из архива старший инспектор или инспектор делопроизводства вместо выданного исполнительного производства вкладывает лист-заместитель, после чего делает отметку о выданном исполнительном производстве в книге учета выдачи дел из архива.

Описи квитанционных и чековых книжек составляют судебные приставы-исполнители в двух экземплярах.

Первый экземпляр описи передается старшему инспектору или инспектору делопроизводства, который проверяет фактическое количество квитанционных или чековых книжек с итоговой записью в конце описи, расписывается на обоих экземплярах описей и подшивает первый экземпляр в дело вместе с описями дел долговременного хранения документов.

Второй экземпляр передается судебному приставу-исполнителю в качестве учетного документа.

Оперативное хранение документов

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

В городском, межрайонных и районных подразделениях документы хранятся в отделах, в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах столов, обеспечивающих полную сохранность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Руководители структурных подразделений службы судебных приставов Управления Министерства юстиции

Российской Федерации по Кировской области и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Отбор документов к уничтожению

После отбора документов за соответствующий период к уничтожению старшим инспектором или инспектором делопроизводства структурного подразделения службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Акт о выделении документов к уничтожению готовится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи дел и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области одновременно.

Одобренные экспертной комиссией акты об уничтожении документов утверждаются руководителем организации.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1997 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2001 г., с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2003 г.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всей организации или структурного подразделения.

Название каждого отдела структурного подразделения службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Дело, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранятся в специально отведенном для них месте. Перед сдачей документы должны быть упакованы в связки.

Документы сдаются работниками службы делопроизводства по приемо-сдаточным накладным, в которых указываются следующие реквизиты:номер накладной, вес, дата сдачи документов.

Акт о выделении документов к уничтожению подшивается в соответствующее дело по номенклатуре ” Описи дел и журналов, сданных в архив (акты об уничтожении документов)” . Документы уничтожаются путем сжигания в котельной.

Приложения:

1. Примерная номенклатура дел межрайонного (районного) подразделения службы судебных приставов Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Кировской области.

2. Внутренняя опись документов, находящихся в деле (исполнительном производстве).

3. Лист – заместитель дела.

4. Лист – заверитель дела.

5. Опись дел постоянного хранения.

6. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения.

7. Опись дел временного хранения.

8. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения (для межрайонного и районного подразделений).

9. Опись оконченных исполнительных производств со сроком хранения 3 года и 5 лет.

10. Опись оконченных исполнительных производств (сводная).

11. Опись квитанционных книжек.

12. Опись чековых книжек.

13. Акт о выделении документов к уничтожению.

14. Книга выдачи дел из архива.

Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - регистрационных карточках или журналах регистрации. В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов.

Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществляется в государственных учреждениях с объемом документооборота свыше 600 документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются типографским способом на бумаге установленных форматов (при ручной регистрации) или же заполняются компьютерным способом. Регистрационная карточка должна содержать следующую информацию о регистрируемом документе: дату регистрации, сведения о корреспонденте, дату поступления и индекс документа (для входящих документов), краткое содержание документа, сведения о резолюции или кому направлен документ, отметку об исполнении документа и т.д.

В организациях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах. При этом входящие документы, исходящие и внутренние документы регистрируют в отдельных журналах регистрации. Содержание реквизитов в журналах регистрации, входящих и исходящих и внутренних документов аналогично содержанию реквизитов в регистрационно-контрольных карточках. При небольших объемах документации эти журналы могут вести на протяжении нескольких лет.

При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых должна регистрироваться отдельно: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы и т.д.

Входящие и исходящие документы имеют регистрационные номера. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым номером структурного подразделения, номером дела по номенклатуре дел, кодом документа, корреспондента, исполнителя и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется в следующей последовательности: порядковый номер регистрации, номер дела по номенклатуре дел (индекс документа). Например, регистрационный номер поступившего письма: № 182/06-14, где 182 - порядковый номер письма в пределах регистрационного массива писем; 06-14 - индекс дела по номенклатуре дел.

Индексация документов -- это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Регистрационный номер отправленных писем проставляется в обратной последовательности.

Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводственного года, который соответствует календарному - с 1 января по 31 декабря. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.